Wysyłka masowa

Jak wysłać neolist masowy?

1. Przygotuj plik z neolistami masowymi

Aby wygenerować przesyłkę masową neolistów drukowanych, musisz stworzyć odpowiednie pliki PDF, a następnie zapakować je w plik ZIP o dowolnej nazwie.

W pliku ZIP musi znaleźć się również plik XLS/XLSX zawierający informacje jednoznacznie adresujące poszczególne PDFy do konkretnych Odbiorców oraz dodatkowe informacje, które są wymagane w procesie druku i doręczenia.

Wymagania do pliku ZIP:

  • Pojedynczy plik ZIP powinien zawierać spakowane razem: pliki PDF (maksymalnie 1000) oraz plik XLS/XLSX (tylko jeden);
  • Dane w pliku XLS powinny być uzupełnione zgodnie z szablonem przygotowanym przez Envelo (Pobierz plik wzorcowy);
  • Maksymalny rozmiar pliku ZIP nie może przekroczyć 50 MB w przypadku importu pliku przez stronę Envelo.pl oraz 500 MB w przypadku importu pliku przez serwer sFTP;
  • Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie;
  • Plik ZIP nie może zawierać w sobie folderów i podfolderów.

Wymagania do pliku XLS:

  • Dane w pliku XLS/XLSX powinny być uzupełnione zgodnie ze wzorcowym plikiem (szczegółowa instrukcja dotycząca jego wypełnienia znajduje się w punkcie 6.);
  • W pliku nie można zmieniać pierwszego wiersza z nazwami kolumn;
  • W pliku nie mogą być wypełnione więcej niż 1002 wiersze (łącznie z wierszami z nazwami kolumn);
  • Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie.

Wymagania do plików PDF:

  • Pliki PDF muszą być w formacie A4;
  • Maksymalna wielkość pliku to 2 MB;
  • Minimalne marginesy pliku PDF to 8 mm (górny i dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy).
  • Plik PDF może mieć maksymalnie 11 stron (6 kartek);
  • Nazwy plików PDF muszą być identyczne z nazwami wpisanymi w kolumnie R pliku XLS/XLSX;
  • Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie.

2. Przejdź do skrzynki Envelo

Wejdź do Skrzynki Envelo, kliknij na niebieski przycisk „Nowa przesyłka” i wybierz z menu pozycję „przesyłka masowa”.

Kliknij na niebieski przycisk

3. Wybierz opcję „neolist masowy”

Kliknij w znajdujące się po lewej stronie pole „neolist masowy”.

Kliknij w pole

4. Pobierz szablon

Kliknij na przycisk „Pobierz szablon”, a następnie dostosuj szablon wysyłki neolistu masowego do swoich potrzeb. Jeżeli masz wątpliwości jak to zrobić, kliknij na link „zapoznaj się z pomocą”. Znajdziesz tam dokładne instrukcje dotyczące wypełniania pliku sterującego przesyłki masowej.

5. Dodaj swój plik

Po stworzeniu pliku sterującego kliknij na pole „Wybierz plik” lub przeciągnij pliki przesyłki (plik sterujący oraz pliki PDF z listami) do okienka opisanego jako „przeciągnij pliki tutaj”.

Kliknij na przycisk

6. Jak wypełnić plik sterujący neolistu masowego?

Uwaga! Koniecznie wypełnij przynajmniej jedno z trzech pól – „Imię”, „Nazwisko” lub „Firma”.

Pola wymienione powyżej służą do poprawnego zaadersowania oraz prawidłowego doręczenia neolistu. Jeżeli pozostaną puste, przesyłki nie dojdą do Odbiorcy.

Sekcja Odbiorca:

  • Zwrot grzecznościowy – pole do podania zwrotu grzecznościowego (np. Sz.P., Szanowna Pani, Wielebny).
  • Envelo ID – pole nieobowiązkowe.
  • Imię – maksymalnie 15 znaków.
  • Nazwisko – maksymalnie 30 znaków.
  • Nazwa firmy – maksymalnie 150 znaków. Suma znaków w polach „Zwrot grzecznościowy”, „Imię”, „Nazwisko” i „Nazwa firmy” nie może przekraczać 150 znaków.
  • Ulica lub skrytka pocztowa – maksymalnie 35 znaków.
  • Nr budynku – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry oraz znak „/”, litera nie może znaleźć się z przodu.
  • Nr lokalu – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry.
  • Kod pocztowy – polski kod pocztowy w formacie XX-XXX lub zagraniczny do 20 znaków.
  • Miasto – maksymalnie 30 znaków, polskie litery i znaki przestankowe.
  • Kraj – pole obowiązkowe, nazwa kraju doręczenia.

Sekcja Produkt:

  • Typ produktu – wpisz w każde pole w tej kolumnie cyfrę „1” (bez cudzysłowów).
  • Przesyłka rejestrowana – określ rodzaj wysyłki wpisując literę „Y” dla przesyłki rejestrowanej lub „N” dla zwykłej (bez cudzysłowów).
  • Przesyłka priorytetowa – określ rodzaj wysyłki wpisując literę „Y” dla listu priorytetowego lub „N” dla ekonomicznego (bez cudzysłowów).
  • ZPO – czy chcesz otrzymać Zwrotne Potwierdzenie Odbioru? Jeżeli tak, wpisz literę „Y”. Jeżeli nie, wpisz literę „N” (bez cudzysłowów).
  • ID szablonu papeterii listu – pole czasowo nieaktywne, wstaw we wszystkich wierszach wartość „1” (bez cudzysłowów).
  • ID szablonu treści listu – pole czasowo nieaktywne, musi pozostać puste.
  • Wskazanie nazwy pliku PDF – każdy plik musi posiadać unikalną nazwę w paczce ZIP. Nazwa powinna być podana z rozszerzeniem PDF (np. listdoadama.pdf). Nazwy plików dowolne.

Sekcja Parametry druku:

  • Kolor – wybierz rodzaj wydruku wpisując literę „Y” dla druku kolorowego lub „N” dla druku czarno-białego (bez cudzysłowów).
  • Duplex – wybierz rodzaj wydruku wpisując literę „S” dla druku jednostronnego lub „D” dla druku dwustronnego (bez cudzysłowów).
  • Nadruk adresu na osobnej kartce – jeżeli wybrałeś wydruk dwustronny, możesz zdecydować o wydruku pola adresowego na osobnej kartce wpisując „Y” (bez cudzysłowów). Jeżeli wpiszesz „N” (bez cudzysłowów), treść Twojego listu rozpocznie się na drugiej stronie, za stroną z polem adresowym. Jeżeli wybrałeś druk jednostronny, wstaw wartość „Y”.
  • Generuj stronę adresową – wybierz, czy drukować stronę adresową wpisując literę „Y” lub „N”, jeżeli nie chcesz drukować strony adresowej.
  • Tekst ZPO – tekst na Zwrotnym Potwierdzeniu Odbioru, do 20 znaków.

7. Stwórz przesyłkę

Gdy pliki zostaną wgrane, kliknij na przycisk „Stwórz przesyłkę”. Przesyłka trafi wtedy do katalogu „Oczekujące”, gdzie będziesz mógł sprawdzić, czy pliki zostały poprawnie przetworzone a następnie opłacić i wysłać przesyłkę.

Jeżeli system wykryje błąd w załączonym pliku, w katalogu „Oczekujące” pojawi się czerwony napis „Błąd”. Po kliknięciu na niego otrzymasz szczegóły dotyczące błędów w pliku XLS lub jego braku. W przypadku wykrycia błędów w pliku XLS, musisz poprawić wszystkie zaznaczone na czerwono komórki, zaktualizować pliku ZIP o poprawiony XLS oraz rozpocząć proces dystrybucji od początku.

Możesz usunąć błędną lub niechcianą wysyłkę zaznaczając szary kwadrat znajdujący się po jej lewej stronie a następnie klikając „Usuń”.

Po zaznaczeniu wiadomości do wysyłki przejdź do ostatniego kroku, czyli potwierdzenia płatności za przesyłkę masową. Zrób to klikając na czerwony przycisk „Opłać”.

Opłać przesyłkę