Wysyłka masowa Jak wysłać neolist masowy? 1. Przygotuj plik z neolistami masowymi Aby wygenerować przesyłkę masową neolistów drukowanych, musisz stworzyć odpowiednie pliki PDF, a następnie zapakować je w plik ZIP o dowolnej nazwie. W pliku ZIP musi znaleźć się również plik XLS/XLSX zawierający informacje jednoznacznie adresujące poszczególne PDFy do konkretnych Odbiorców oraz dodatkowe informacje, które są wymagane w procesie druku i doręczenia. Wymagania do pliku ZIP: Pojedynczy plik ZIP powinien zawierać spakowane razem: pliki PDF (maksymalnie 1000) oraz plik XLS/XLSX (tylko jeden); Dane w pliku XLS powinny być uzupełnione zgodnie ze wzorcowym plikiem przygotowanym przez Envelo (Pobierz plik wzorcowy); Maksymalny rozmiar pliku ZIP nie może przekroczyć 50 MB w przypadku importu pliku przez stronę Envelo.pl oraz 500 MB w przypadku importu pliku przez serwer sFTP; Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie; Plik ZIP nie może zawierać w sobie folderów i podfolderów. Wymagania do pliku XLS: Dane w pliku XLS/XLSX powinny być uzupełnione zgodnie ze wzorcowym plikiem (szczegółowa instrukcja dotycząca jego wypełnienia znajduje się w punkcie 5.); W pliku nie można zmieniać pierwszego wiersza z nazwami kolumn; W pliku nie mogą być wypełnione więcej niż 1002 wiersze (łącznie z wierszami z nazwami kolumn); Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie. Wymagania do plików PDF: Pliki PDF muszą być w formacie A4; Maksymalna wielkość pliku to 2 MB; Minimalne marginesy pliku PDF to 8 mm (górny i dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy). Plik PDF może mieć maksymalnie 11 stron (6 kartek); Nazwy plików PDF muszą być identyczne z nazwami wpisanymi w kolumnie R pliku XLS/XLSX; Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie. 2. Załaduj plik na stronie Envelo Wejdź do Skrzynki Envelo, kliknij na przycisk „Nowa przesyłka”, a następnie „Przesyłka masowa”. Wybierz z menu „neolist masowy”. Wpisz nazwę swojej wysyłki (na przykład „Poczta noworoczna” lub „Przesyłka marzec”) w polu „Nazwa projektu”. Następnie dodaj plik przesyłki masowej klikając na przycisk „Dodaj plik z dysku” lub przeciągając i upuszczając plik na pole opisane „Przeciągnij pliki tutaj”. Po poprawnym wgraniu pliku rozpocznij wysyłkę swoich listów. Kliknij w pole „Stwórz przesyłkę”. W nagłówku strony pojawi się wówczas komunikat o przetwarzaniu plików. Aby kontynuować proces, przejdź do katalogu „Oczekujące”. Możesz to zrobić klikając w link umieszczony w treści wyświetlonego komunikatu. 3. Zleć wysyłkę oczekujących neolistów Wróć do ekranu głównego Skrzynki Envelo klikając na ikonkę „Skrzynka Envelo” i wybierz z menu katalog „Oczekujące” lub przejdź tam za pomocą linka wyświetlanego podczas przetwarzania plików. Znajdziesz tam wszystkie oczekujące na wysyłkę listy utworzone z dodanych przez Ciebie plików. Jeżeli system wykryje błąd w załączonym pliku, w katalogu „Oczekujące” pojawi się czerwony napis „Błąd”. Po kliknięciu na niego otrzymasz szczegóły dotyczące błędów w pliku XLS lub jego braku. W przypadku wykrycia błędów w pliku XLS, musisz poprawić wszystkie zaznaczone na czerwono komórki, zaktualizować pliku ZIP o poprawiony XLS oraz rozpocząć proces dystrybucji od początku. Możesz usunąć błędną lub niechcianą wysyłkę zaznaczając szary kwadrat znajdujący się po jej lewej stronie a następnie klikając „Usuń”. Po zaznaczeniu wiadomości do wysyłki przejdź do ostatniego kroku, czyli potwierdzenia płatności za przesyłkę masową. Zrób to klikając na czerwony przycisk „Opłać”. 4. Zatwierdź koszty wysyłki Wybranie przesyłki masowej i kliknięcie na przycisk „Opłać” spowoduje wyświetlenie strony na której możesz zatwierdzić koszty danej wysyłki. Jeżeli chcesz nadać neolisty i akceptujesz koszty, kliknij na przycisk „Dodaj do koszyka”. Następnie kliknij na przycisk „Dalej” i przejdź do podstrony, na której sfinalizujesz zamówienie i przejdziesz do płatności. Neolisty elektroniczne trafią do Odbiorców za pośrednictwem ich Skrzynek Envelo. Neolisty drukowane zostaną przekazane do drukarni, gdzie zostaną wydrukowane, zakopertowane i przekazane Poczcie Polskiej do doręczenia przez listonoszy. 5. Jak wypełnić plik sterujący neolistu masowego? Uwaga! Koniecznie wypełnij przynajmniej jedno z trzech pól – „Imię”, „Nazwisko” lub „Firma”. Pola wymienione powyżej służą do poprawnego zaadersowania oraz prawidłowego doręczenia neolistu. Jeżeli pozostaną puste, przesyłki nie dojdą do Odbiorcy. Sekcja Odbiorca: Zwrot grzecznościowy – pole do podania zwrotu grzecznościowego (np. Sz.P., Szanowna Pani, Wielebny). Envelo ID – pole nieobowiązkowe. Imię – maksymalnie 15 znaków. Nazwisko – maksymalnie 30 znaków. Nazwa firmy – maksymalnie 150 znaków. Suma znaków w polach „Zwrot grzecznościowy”, „Imię”, „Nazwisko” i „Nazwa firmy” nie może przekraczać 150 znaków. Ulica lub skrytka pocztowa – maksymalnie 35 znaków. Nr budynku – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry oraz znak „/”, litera nie może znaleźć się z przodu. Nr lokalu – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry. Kod pocztowy – polski kod pocztowy w formacie XX-XXX lub zagraniczny do 20 znaków. Miasto – maksymalnie 30 znaków, polskie litery i znaki przestankowe. Kraj – pole obowiązkowe, nazwa kraju doręczenia. Sekcja Produkt: Typ produktu – wpisz w każde pole w tej kolumnie cyfrę „1” (bez cudzysłowów). Przesyłka rejestrowana – określ rodzaj wysyłki wpisując literę „Y” dla przesyłki rejestrowanej lub „N” dla zwykłej (bez cudzysłowów). Przesyłka priorytetowa – określ rodzaj wysyłki wpisując literę „Y” dla listu priorytetowego lub „N” dla ekonomicznego (bez cudzysłowów). ZPO – czy chcesz otrzymać Zwrotne Potwierdzenie Odbioru? Jeżeli tak, wpisz literę „Y”. Jeżeli nie, wpisz literę „N” (bez cudzysłowów). ID szablonu papeterii listu – pole czasowo nieaktywne, wstaw we wszystkich wierszach wartość „1” (bez cudzysłowów). ID szablonu treści listu – pole czasowo nieaktywne, musi pozostać puste. Wskazanie nazwy pliku PDF – każdy plik musi posiadać unikalną nazwę w paczce ZIP. Nazwa powinna być podana z rozszerzeniem PDF (np. listdoadama.pdf). Nazwy plików dowolne. Sekcja Parametry druku: Kolor – wybierz rodzaj wydruku wpisując literę „Y” dla druku kolorowego lub „N” dla druku czarno-białego (bez cudzysłowów). Duplex – wybierz rodzaj wydruku wpisując literę „S” dla druku jednostronnego lub „D” dla druku dwustronnego (bez cudzysłowów). Nadruk adresu na osobnej kartce – jeżeli wybrałeś wydruk dwustronny, możesz zdecydować o wydruku pola adresowego na osobnej kartce wpisując „Y” (bez cudzysłowów). Jeżeli wpiszesz „N” (bez cudzysłowów), treść Twojego listu rozpocznie się na drugiej stronie, za stroną z polem adresowym. Jeżeli wybrałeś druk jednostronny, wstaw wartość „Y”. Generuj stronę adresową – wybierz, czy drukować stronę adresową wpisując literę „Y” lub „N”, jeżeli nie chcesz drukować strony adresowej. Tekst ZPO – tekst na Zwrotnym Potwierdzeniu Odbioru, do 20 znaków. 6. Czy mogę zobaczyć przykładowy plik XLS lub ZIP? Tak. Aby ułatwić Ci pracę, przygotowaliśmy poprawnie wypełnioną paczkę ZIP zawierającą plik sterujący w formacie XLS i dwa przykładowe pliki PDF. Pobierz przykładowy plik ZIP i porównaj go z tym przygotowanym przez Ciebie. 7. Kiedy moje listy dojdą do odbiorców? Neolisty są drukowane i kopertowane w terminie maksymalnie dwóch dni roboczych od dnia zatwierdzenia wysyłki. Tego samego dnia przekazujemy je na Pocztę, gdzie zostają nadane: Jako przesyłki zwykłe – doręczane w ciągu 3 dni roboczych od dnia nadania. Jako przesyłki priorytetowe – doręczane w ciągu 1 dnia roboczego od dnia nadania.