Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zwana dalej „Umową powierzenia”

zawarta pomiędzy:

Klientem biznesowym korzystającym z usług Envelo

zwanym dalej „Kontrahentem”,

a

Poczta Polska Usługi Cyfrowe Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 02-685 Warszawa, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000425263, NIP 525-25-33-454, Regon 146182054, o kapitale zakładowym 11 000 000 zł (w całości wpłaconym),

zwaną dalej „PPUC”,

zwanymi łącznie „Stronami”.

  1. §1 Zasady zawarcia Umowy

    1. Umowa powierzenia zawarta jest na odległość i w formie dokumentowej pomiędzy PPUC a Kontrahentem, przy wykorzystaniu platformy Envelo.pl (tj. fakt i data zawarcia oraz treść Umowy powierzenia będą archiwizowane przez PPUC w systemach PPUC). Umowa powierzenia zawierana jest z Kontrahentem posiadającym status Przedsiębiorcy.
    2. Zawarcie Umowy z Kontrahentem następuje z chwilą spełnienia przez niego kolejno wszystkich określonych poniżej warunków:
      1. poprawne wypełnienie przez Kontrahenta wszystkich pól elektronicznego formolarza zamówienia na platformie Envelo.pl;
      2. wyrażenie przez Kontrahenta zgody na zawarcie i treść Umowy powierzenia poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola elektronicznego formolarza (tzw. checkbox).
    3. Akceptacja Umowy powierzenia przez Kontrahenta w sposób opisany w ust 2 powyżej jest równoznaczna ze złożeniem przez Kontrahenta oświadczenia, że:
      1. zapoznał się z treścią Umowy powierzenia i akceptuje wszystkie zawarte w niej postanowienia;
      2. Umowę powierzenia zawarł w sposób dobrowolny;
      3. dane zawarte w elektronicznym formolarzu zamówienia są zgodne ze stanem rzeczywistym i są poprawne.
    4. Brak akceptacji przez Kontrahenta Umowy powierzenia skutkuje brakiem możliwości świadczenia przez PPUC na rzecz Kontrahenta Usług Envelo.
  2. §2 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

    1. W związku z zawarciem pomiędzy Stronami umowy o świadczenie Usług Envelo., zwanej dalej „Umową główną”, Kontrahent powierza PPUC przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do należytego wykonania Umowy głównej.
    2. Kontrahent oświadcza, że jest administratorem danych osobowych, które przetwarza zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, bądź jest podmiotem legalnie przetwarzającym dane osobowe w imieniu innego administratora danych.
    3. Kontrahent oświadcza, że jako administrator danych i odpowiednio jako procesor, zapewnił spełnienie przesłanek legalności przetwarzanych danych osobowych, w szczególności tych, o których mowa w art. 6 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, „RODO”).
    4. Kontrahent oświadcza, że w przypadku gdy jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe w imieniu innego administratora danych, uzyskał zgodę tego administratora na dalsze powierzenie PPUC przetwarzania danych osobowych.
    5. Kontrahent oświadcza, że zawiera niniejszą Umowę powierzenia w celu bezpośrednio związanym z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
    6. Dane osobowe w zależności od potrzeb mogą być przetwarzane przez PPUC wyłącznie na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej.
  3. §3 Zasady przetwarzania danych osobowych

    1. PPUC zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych jej przez Kontrahenta danych osobowych zgodnie z przepisami RODO, jak również zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej prawa, w tym ustaw i odpowiednich rozporządzeń wykonawczych.
    2. PPUC zobowiązuje się do niewykorzystywania danych osobowych powierzonych przez Kontrahenta w celach innych niż cele powierzenia, tj. należyte wykonanie Umowy głównej.
    3. PPUC może przetwarzać powierzone jej dane osobowe poprzez wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych w celu realizacji Umowy głównej.
    4. PPUC zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych jej przez Kontrahenta do przetwarzania.
    5. PPUC oświadcza, iż dysponuje środkami wymaganymi na mocy art. 32 RODO.
    6. PPUC zobowiązuje się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych:
      1. zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych, a w szczególności zabezpieczających powierzone dane przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem;
      2. w miarę możliwości umożliwiających Kontrahentowi wywiązanie się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w Rozdziale III RODO.
    7. PPUC jest zobowiązana do zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych do przetwarzania oraz do podjęcia wszelkich środków służących zachowaniu w tajemnicy danych przez osoby świadczące pracę na rzecz PPUC, na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego, mające do nich dostęp, zarówno w trakcie trwania stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego, jak i po jego ustaniu.
    8. PPUC oświadcza, że powierzone dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy albo zostały poinformowane o ustawowym obowiązku zachowania tajemnicy i zostały zapoznane z zasadami ich ochrony.
    9. PPUC zobowiązuje się do zapewnienia, aby osoby upoważnione przez nią do przetwarzania powierzonych danych osobowych zostały odpowiednio przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych.
    10. Obowiązki ustanowione niniejszą Umową powierzenia, jak również przewidziane w niniejszej Umowie powierzenia kary umowne z tytułu naruszenia tych obowiązków, obowiązują zarówno podczas wykonania Umowy głównej, jak i po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu.
    11. W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej lub niniejszej Umowy powierzenia, PPUC zobowiązuje się do niezwłocznego usunięcia w sposób uniemożliwiający odzyskanie wszelkich danych osobowych powierzonych przez Kontrahenta, chyba że nadal istnieją podstawy prawne ich przetwarzania.
    12. PPUC zobowiązuje się do wyznaczenia inspektora ochrony danych w przypadku, gdy jest do tego zobowiązana na podstawie art. 37 RODO.
    13. PPUC zobowiązuje się do wsparcia Kontrahenta w zakresie wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.
    14. PPUC zobowiązuje się do prowadzenia, zgodnie z art. 30 RODO, rejestru czynności przetwarzania, dokonywanych w imieniu Kontrahenta.
  4. §4 Współdziałanie Stron

    1. Strony ustalają, że podczas realizacji niniejszej Umowy powierzenia będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie niniejszej Umowy powierzenia.
    2. Jeżeli PPUC realizując Umowę główną zleci podwykonawcom prace, w trakcie których będą przetwarzane dane osobowe, Kontrahent wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez PPUC podwykonawcom, w imieniu i na rzecz Kontrahenta, przetwarzania danych osobowych powierzonych na podstawie niniejszej Umowy powierzenia, w drodze umowy zawartej na piśmie, na warunkach zgodnych z niniejszą Umową powierzenia.
    3. PPUC zamieści aktualną listę podwykonawców / odbiorców danych na swojej stronie internetowej pod adresem: https://www.envelo.pl/podwykonawcy.html PPUC zobowiązuje się do zamieszczenia na ww. stronie internetowej, w miarę możliwości z 14 dniowym wyprzedzeniem, informacji o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podwykonawców (innych podmiotów przetwarzających), dając tym samym Kontrahentowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Kontrahent wyraża zgodę na taki sposób informowania go o podwykonawcach współpracujących z PPUC w trakcie realizacji Umowy głównej.
    4. PPUC ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków ochrony danych przez swoich podwykonawców.
    5. PPUC wyraża zgodę i zobowiązuje się umożliwić kontrolowanie przez Kontrahenta w normalnych godzinach pracy PPUC, w asyście osoby wyznaczonej przez PPUC oraz za 5-dniowym pisemnym uprzedzeniem pomieszczeń i sprzętu (systemów) używanych przy przetwarzaniu danych osobowych powierzonych przez Kontrahenta – z zastrzeżeniem tajemnicy przedsiębiorstwa PPUC i innych obowiązujących przepisów.
    6. W celu wykonania kontroli upoważnione przez PPUC osoby mają prawo w szczególności do:
      1. wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe powierzone przez Kontrahenta, i przeprowadzenia niezbędnych czynności kontrolnych;
      2. żądania złożenia pisemnych i ustnych wyjaśnień w celu ustalenia stanu faktycznego;
      3. wglądu do dokumentów i systemów mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli;
      4. przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Kontrahenta.
    7. Z czynności kontrolnych sporządza się protokół, którego jeden egzemplarz doręcza się PPUC.
    8. Jeżeli PPUC poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem wydanych przez Kontrahenta poleceń lub instrukcji, natychmiast poinformuje Kontrahenta o stwierdzonej wątpliwości.
  5. §5 Warunki wypowiedzenia Umowy powierzenia przez PPUC

    1. Umowa powierzenia może zostać wypowiedziana przez Kontrahenta ze skutkiem natychmiastowym bez okresu wypowiedzenia w przypadku:
      1. rażącego naruszenia przez PPUC postanowień niniejszej Umowy powierzenia, w szczególności wykorzystania danych osobowych w sposób niezgodny z niniejszą Umową powierzenia;
      2. wszczęcia postępowania przeciwko PPUC w związku z naruszeniem powierzonych ochrony danych osobowych lub poufności informacji.
    2. Wypowiedzenie niniejszej Umowy powierzenia przez Kontrahenta jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy głównej.
  6. §6 Postanowienia końcowe

    1. Z zastrzeżeniem postanowień § 3 ust. 10 niniejszej Umowy powierzenia, powierzenie danych osobowych przez Kontrahenta do przetwarzania dokonane zostaje na czas realizacji obowiązków wynikających z Umowy głównej.
    2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy powierzenia wymagają formy dokumentowej pod rygorem nieważności.
    3. W sprawach nieuregolowanych niniejszą Umową powierzenia mają zastosowanie przepisy powołane w §2 ust.3 oraz przepisy kodeksu cywilnego.
    4. Wszelkie spory dotyczące niniejszej Umowy powierzenia rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby PPUC.
    5. Niniejsza Umowa powierzenia wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

Umowa powierzenia